Перешли на электронный документооборот и экономим 130 часов и 20 тыс. грн в месяц: опыт «Бумажкина»

По материалам MC Today. 

Борис Батуринец, руководитель «Бюро Бумажкин», компании по бухгалтерскому сопровождению бизнеса, рассказывает об опыте перехода на электронный документооборот и о его выгодах по сравнению с традиционной «бумажной» бухгалтерией.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен?

Электронный документооборот (далее – ЭДО) – это перевод всей бумажной документации в электронный формат. Вам не нужно распечатывать документы, ставить на них «мокрую» подпись и печать и отправлять клиенту курьером. Вы просто подписываете документы в электронной форме при помощи ЭЦП через специальную программу или онлайн-сервис и в один клик отправляете его на email контрагенту.

Что такое ЭЦП? Это файл-ключ в формате .dat, .jks или .zs2, который можно получить в налоговой, «ПриватБанке» и множестве других организаций. Вероятно, сейчас вы используете его при подаче отчетов в налоговую. При помощи ЭЦП вы можете подписывать любые юридические документы: договоры, счета, акты и пр.

Какую выгоду получили мы и получите вы от ЭДО?

       Экономия времени на формирование, отправку и контроль за возвратом документов.

       Экономия на почтовых, курьерских услугах, бумаге, картридже и прочих расходных затратах.

       Отсутствие необходимости хранить ворох бумаг, которые имеют свойство теряться.

       Ваши клиенты больше не будут возмущаться, что они не получали от вас документы.

       Ускорение продаж и закупок.

       Автоматизация процесса работы с документами.

Хочу сразу отметить: ЭДО — это не панацея для всех. Например, если вы работаете с иностранными клиентами или поставщиками, вы пока не сможете полноценно перейти на ЭДО, так как ваша ЭЦП действительна только в Украине.

Почему мы перешли на электронный документооборот?

Мы в «Бюро Бумажкин» занимаемся бухгалтерским обслуживанием предпринимателей и компаний. Первичная бухгалтерская документация, счета, акты, договоры, накладные и прочее — это для бухгалтерии как топливо. Задача бухгалтерии в любом бизнесе — корректно обработать документы в рамках бухгалтерского и налогового учета.

С расширением клиентской базы мы сталкиваемся с ростом количества документов, а это увеличивает наши расходы, создает потребность в новых сотрудниках, замедляет процессы. С другой стороны, мы можем компенсировать это повышением стоимости услуг и работать только с узким сегментом клиентов.

Мы осознали, что оборот бумажных документов для нас — это одна из важнейших причин снижения прибыльности, ухудшения масштабируемости и роста бизнеса.

Поэтому для нас результатом перехода на ЭДО будет возможность увеличить прибыль, нанимать сотрудников на удаленную работу, обслуживать практически любого клиента в любой точке Украины.

Хотя для нас все плюсы и минусы ЭДО очевидны, в команде оказались внутренние скептики, которые говорили, что это пустая трата времени и все было хорошо по-старому. Так продолжалось до тех пор, пока они не начали получать ощутимые результаты в плане экономии времени и сил в работе с документами.

С чего мы начинали?

Несколько лет назад, когда мы принимали решение о внедрении ЭДО, не было ни нормальных программ и сервисов, ни практики их использования.

Сначала мы изучили законодательство, практику применения, налоговые разъяснения. Сейчас многие большие компании уже используют ЭДО, и это дает уверенность в том, что процесс запущен и обратной дороги нет.

Я бы рекомендовал не тратить много времени на изучение законов. Важно ознакомить с этим вопросом вашего бухгалтера или запросить консультацию юриста, а также изучить программы или сервисы, которые вы будете использовать для ЭДО.

Основная законодательная база по данному вопросу:

       Закон України «Про електронні довірчі послуги»

       Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»

      Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»

      Закон України «Про електронний цифровий підпис»

       Закон України «Про електронну комерцію»

       Податковий кодекс України

Следующий важный шаг — нужно изменить свои договоры, внеся в них нужные пункты, заключить дополнительные соглашения или новые договоры с клиентами или подрядчиками, чтобы в соответствии со статьей 207 ГК Украины подтвердить согласие на использование ЭЦП.

Для договора:

Підписуючи цей договір, Сторони погодили використання електронних документів та електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП) в документообігу в межах виконання цього Договору.

Для договора-оферты на сайт:

Приймаючи акцепт цієї Оферти, Користувач також погодився, що у випадку використання електронного цифрового підпису в документообігу в межах виконання цієї Оферти Сторонами погоджено використання такого електронного цифрового підпису в порядку і на умовах, передбачених чинним законодавством.

Какие программы и сервисы мы используем

Мы определили такие требования к сервисам для бухгалтерии:

       Возможность интеграции с системой бухгалтерского учета и CRM.

       Простота и удобство пользования для нашего контрагента.

       Популярность и применяемость другими компаниями.

       Возможность видеть все документы по клиентам, которых обслуживает наш бухгалтер, в едином онлайн-кабинете.

       Возможность пользоваться программой удаленно и высокая степень безопасности.

Мы обслуживаем клиентов в разных сферах, и нам было важно найти универсальное решение, которое поможет перевести их бизнес на ЭДО.

Мы остановили свой выбор на программе M.E.Doc — самом популярном бухгалтерском ПО для подачи налоговой отчетности и накладных.

Это значит, что компании — плательщики НДС используют это ПО. И если ваши клиенты являются плательщиками НДС, то с ними вам будет проще перейти на обмен документами в электронном виде.

Минусы этой программы — то, что она устанавливается на ПК, нужно покупать лицензию на каждое юридическое лицо или ФЛП, она понятна только бухгалтеру.

Также мы выбрали универсальный онлайн-сервис «Вчасно», которым могут пользоваться все компании. У него удобный интерфейс, есть мобильная версия, не нужно устанавливать дополнительные программы, в одном аккаунте можно работать с несколькими ООО и ФЛП. Кроме того, оплачиваете вы только отправленный на подпись документ.

Этот сервис подходит нам по нескольким причинам: бухгалтер видит документы всех клиентов в одном кабинете, есть доступ через браузер, можно назначать права доступа для работы с документами.

M.E.Doc и «Вчасно» можно интегрировать с «1С». Благодаря этому можно создавать и отправлять документы в электронном виде напрямую из учетной бухгалтерской системы.

Также мы интегрировали «Вчасно» с нашей CRM, и теперь договоры, счета и акты можно отправлять клиенту на подпись в один клик, и это может делать любой сотрудник компании. Это позволяет автоматизировать процесс ЭДО.

Я не акцентирую внимание на стоимости данных программ, поскольку это мелочи по сравнению с выгодами, которые вы получаете.

Настройка и тюнинг программ и сервисов для ЭДО

Необходимо обязательно выделить время и разобраться, как загружать в программу документы, поскольку это делается в каждой по-разному.

Например, в M.E.Doc есть внутренний конструктор документов, и создавать шаблоны вам нужно с его помощью. Во «Вчасно» можно загружать документы в .pdf, .docx или других поддерживаемых форматах.

Самый главный этап: вовлечение контрагентов

Когда юридические и технические вопросы решены, стоит перейти к этапу вовлечения контрагентов и рассказать им о вашем желании использовать ЭДО.

От результатов данного этапа, по сути, и будет зависеть успех всей затеи с электронными документами. В этом вопросе помогут смекалка и креативность. Здесь пригодятся навыки поведения в соцсетях, ведения переговоров и продаж.

Сначала я бы разделил клиентов, поставщиков, подрядчиков на несколько групп: по важности, по используемому ПО и так далее. Мы запускаем ЭДО по-разному для разных групп.

Как правило, подрядчиков мы ставим перед фактом, что мы обмениваемся с ними документами в электронной форме, и указываем это в договоре.

В процессе переговоров с подрядчиком мы или предлагаем свой вариант договора, или дополняем чужой пунктом о подписании документов в электронной форме. Сложностей у нас с подрядчиками почти никогда не возникает: обычно нам удается убедить их, что так делать правильно. Но иногда приходится и помочь им разобраться с программой.

Новых клиентов мы стимулируем стоимостью услуг, поскольку тарифы у нас рассчитаны с учетом использования ЭДО, а за бумагу придется существенно доплатить. При этом мы помогаем им запустить ЭДО.

Чаще всего мы общаемся с собственниками бизнеса, и поначалу все они поддерживают переход на работу с ЭДО. Но когда речь заходит о том, что ЭДО нужно будет предлагать клиентам и подрядчикам, убеждать их, то оптимизм несколько убавляется. Особенно в том, что касается клиентов — многие считают, что их клиенты чувствительны к таким вещам, и не хотят их напрягать.

Мы считаем, что сдаваться, даже не начав диалог, неправильно

Конечно, клиенту должно быть комфортно, но ведь удобно должно быть и вам. Вопрос документов — это еще и вопрос их бухгалтерии. Поэтому мы предлагаем клиенту еще в момент продажи говорить с клиентом о работе с электронными документами. А мы доносим информацию до бухгалтеров наших клиентов и помогаем им.

Если бизнес нашего клиента позволяет запустить электронный документооборот сразу, то мы это делаем, а если нет — решаем этот вопрос по ходу работы.

Разовым клиентам мы отправляем документы через онлайн-сервис «Вчасно» и ждем, когда их подпишут. Также мы говорим таким клиентам, что бумажные документы отправляем не чаще чем раз в месяц, а если нужно быстро, то в электронном виде они уже готовы.

Если клиенту не нужен договор, то после оплаты и выполнения работы мы просто отправляем ему документы в электронной форме через сервис «Вчасно». Часть клиентов подписывает документы сразу, кому-то приходится напоминать. И только единицы просят отправить бумажные документы почтой.

Еще для клиентов, желающих получить бумажные документы, можно применить правило последней отправки: вы сообщаете клиенту, что эта отправка бумажных документов будет последней, уточняете, как им будет удобно получать электронные документы, предлагаете вариант ПО или онлайн-сервиса, который вы выберете для своей работы, и в следующий раз отправляете только в электронной форме.

Как убеждать важных клиентов

Что касается постоянных и важных клиентов, то с ними необходимо провести переговоры и внести изменения в договор. Вы должны быть готовы помочь им в переходе на ЭДО.

Тут нет единой методики, все очень индивидуально. Мы рассказываем о преимуществах ЭДО и помогаем все настроить. Большинство наших клиентов сейчас используют ЭДО полностью или частично. Так как мы ведем их бухгалтерию, все юридические, технические и образовательные вопросы мы взяли на себя. Есть у нас и несколько клиентов, которые так и не перешли на ЭДО. Главная причина этого — внутри компании нет драйвера, продвигающего изменения.

С поставщиками сложнее. Как правило, они сами формируют документы и направляют их в бумажном виде. Мы созваниваемся с их бухгалтерией и сообщаем, что отправка документов будет производиться за их счет, а также спрашиваем, используют ли они ЭДО, и просим в следующий раз отправить документы в электронной форме.

И самое сложное — это клиенты наших клиентов. Вести себя с ними нужно очень деликатно, но в то же время настойчиво убеждать принять наш вариант и помогать внедрить его.

Здесь мы также общаемся с бухгалтером, объясняем плюсы и предоставляем всю информацию о том, как мы можем обмениваться документами в электронной форме. В среднем каждый пятый бухгалтер соглашается с нами. Но и остальных мы не бросаем: повторяем о возможности перейти на ЭДО каждый раз, когда отправляем документы.

Всем контрагентам нужно отправить письмо, где будет сообщено о переходе на ЭДО, описано, как это будет происходить, как они смогут получать документы и полезную информацию, которая поможет разобраться в новом для них процессе.

Последнее, что стоит отметить, — это необходимость провести тестовые отправки, обучение сотрудников, бухгалтера, специалистов отделов продаж, клиентской поддержки и закупок.

Итоги перехода на электронный документооборот

В целом мы довольны своими результатами, но наш процесс перехода на ЭДО еще не закончен, поскольку мы сильно зависим от процессов наших клиентов и нам сложно менять бизнес-процессы, которые давно функционируют.

Серьезная преграда для массового перехода на ЭДО — низкая вовлеченность в процесс больших компаний и государства. Среди руководителей, бухгалтеров и юристов еще много консерваторов, которым хорошо работается в прежних условиях.

Благодаря переходу на ЭДО мы каждый месяц экономим 130 часов сотрудников и 20 тыс. грн.

ПОЛНОЕ БУХГАЛТЕРСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ

Опытные и компетентные бухгалтера готовы к работе

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!
Советы, последние новости, актуальные статьи  и новое в законодательстве.

Если остались вопросы - пишите в комментариях

avatar
  Подписаться  
Уведомление о