Что входит в кадровый учет и как заполняется личный листок по учету кадров?

В каждом бизнесе рано или поздно возникает необходимость использовать наемный труд. Трудовым законодательством предусмотрены определенные правила, регламентирующие вопрос, как правильно организовать и вести кадровый учет на предприятии.
Под
кадровой документацией понимают трудовые договора между компанией и работником, коллективный договор, документы по оплате труда, учет рабочего времени, а также распорядительные документы, подтверждающие прием на работу, увольнение с работы, предоставление отпуска, социальные гарантии. Большинство таких документов являются необходимыми и должны соответствовать определенной форме.

Поскольку право заключать трудовые договора с наемными работниками имеют все субъекты хозяйствования (статья 21 КЗоТ Украины), ведение кадрового делопроизводства является обязательным для всех.

Полный перечень кадровой документации определить довольно сложно, в зависимости от сферы деятельности, условий труда. Однако есть документы, ведение которых для предпринимателей является обязательным. 

Что входит в кадровый учет?

Наименование документа
Обязательное составление работодателем

Коллективный договор

Составляется, как правило, юридическим лицом. Предприниматели имеют все шансы с ним никак не заморачиваться. Цель коллективного договора – регулирование трудовых, производственных и общественно-финансовых вопросов.

Трудовой договор

VS

гражданско-правовой договор

(типовой трудовой договор утвержден приказом Минтруда
от 08.06.2001 г. № 260
)

Трудовой договор представляет собой соглашение между работником и собственником предприятия на выполнение работником определенного объема работы в рамках этого договора. Согласно п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ заключается в письменной форме. Гражданско-правовой договор (ГП) заключается между гражданином и организацией (предприятием) на выполнение первым определенной работы (договор подряда, договор на предоставление услуг). Основным отличием трудового и ГП договора является то, что первым регулируется процесс организации трудовой деятельности, а по второму варианту организация трудовой деятельности остается вне договора.  Целью ГП договора является получение определенного материального результата.

Проверяющие проявляют особый интерес к ГП договорам, намереваясь переквалифицировать их в трудовые. Однако, предприниматели, которые грамотно составили ГП договор и подкрепили к нему акт выполненных работ, в суде зачастую могут отстоять свое мнение.

Трудовая книжка

(порядок заполнения урегулирован Инструкцией № 584)

Является обязательным документом для внесения данных о приеме, увольнении работника предприятием. Запись вносится только по основному месту работы, если работник работает внешним совместителем, запись о приеме вносится по его желанию.

Правила внутреннего трудового распорядка

Минсоцполитики в своих разъяснениях акцентирует внимание на том, что Правила внутреннего распорядка обязательно должны быть утверждены каждым ФЛП, использующим труд наемных работников (письма Минсоцполитики от 28.12.2017 г. № 568/0/22-17/134, от 21.06.2017 г. № 312/0/22-17/13). Поэтому лучше так и поступать. Но если вас все же «поймали на горячем» апеллируйте тем, что все вопросы урегулированы письменным трудовым договором.

Штатное расписание

Согласно разъяснениям Минсоцполитики и Гоструда,  штатное расписания необходимо для всех субъектов хозяйствования, в том числе и для ФЛП.

Поэтому, если вы не любитель «разборок» с проверяющими, лучше его составить. Тем более что для малого бизнеса этот документ может быть полезным.  При наличии штатного расписания, в трудовом договоре можно указать, что заработную плату выплачивать по штатному расписанию и не ниже минимальной зарплаты. Штатное расписание составляется в произвольной форме согласно Классификатору профессий ДК 003:2010,  ст. 96 КЗоТ, ст. 6 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР. Пересматривается с учетом изменения организационной структуры, повышения окладов на протяжении календарного года.

Личная карточка и личное дело работника

(типовая форма, утвержденная  приказом Госкомстата и
Минобороны от 25.12.2009 г. 
№ 495/656
)

Минсоцполитики настаивает на ведении личных листков работников ФЛП (письмо от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06). Обоснованием ведения личной карточки является  п. 2.5 Инструкции № 58, согласно которому, с каждой записью в трудовой книжке о приеме увольнении, перемещении, работник должен быть ознакомлен под подпись в личном листке типовой формы № П-2. Это требование распространяется на всех субъектов хозяйствования.
Что такое личный листок по учету кадров? Личная карточка заполняется на каждого работника отдельно в одном экземпляре на основании документов: паспорта, трудовой книжки, диплома, военного билета, т.д. Дополнением к личной карточке являются автобиография, копия документов об образовании, копии доверенностей, заявлений и копия приказа на прием. Далее в хронологическом порядке к личному делу прикладываются приказы об изменении личных данных, копии документов, подтверждающих повышение квалификации, переподготовка, аттестационные документы, сертификаты и т.д.

Для чего нужен личный листок по учету кадров? ФЛП может вести личные дела работников по своему усмотрению, чтобы классифицировать информацию о персонале (паспортные данные, ИНН, документы об образовании, справки, подтверждающие право на получение налоговых социальных льгот).

Должностные инструкции

Проверяющие нередко требуют предоставить должностные инструкции. Однако ФЛП могут обойтись без них. Главное уведомить работника о его функциональных  обязательствах, правах, условиях работы.

Табель учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, приказ Госкомстата
от 05.12.2008 г. № 489
)

Табель является первичным документом, подтверждающим фактически отработанное время работником ,   время, отработанные сверхурочно, неотработанное рабочее время по уважительным (отпуск, болезнь) и неуважительным причинам (прогул).

График отпусков

Порядок предоставления отпусков определяется графиком отпуском, который доводиться до работников в начале календарного года (ч. 4 ст. 79 КЗоТ).

Кто ведет кадровый учет?

В малом бизнесе вопрос учета персонала, как правило, ведется  одним из бухгалтеров или помощников топ-менеджера. В условиях прогрессивного развития компании и увеличения количества персонала кадровое делопроизводство ведут уже несколько человек. Даже при условии использования современных CRM-систем кадровый учет до сих пор остается одной из наиболее сложных бизнес-сфер компании.

Восстановление кадрового учета

Для того чтобы восстановить кадровый учет, специалисты нашей компании предварительно проведут аудит кадрового учета для выяснения объема и сложности работ. Это также поможет в установлении сроков выполнения и стоимости услуги. Окончательная стоимость будет установлена с учетом количества работников вашей компании и сроков выполнения работы.

В восстановлении кадрового делопроизводства мы руководствуемся следующей процедурой:

  • систематизация кадровой документации;
  • проверка наличия и правильности оформления первичных документов;
  • формирование обновленной базы кадров и внесение в нее необходимых документов;
  • сверка полученных результатов с данными предыдущей отчетности;
  • сдача откорректированной отчетности.

Сколько стоит восстановить кадровый учет?

Такая услуга для компании (численность 10 человек) составляет 4000 грн. При количестве работников более 10 человек и при восстановлении документов по охране труда, в случае необходимости, стоимость оговаривается.

Сложно переоценить преимущества восстановления кадрового делопроизводства на предприятии. Благодаря этой услуге, вы гарантировано получаете необходимые трудовые документы для спокойной и законной работы вашей компании. К тому же, профессионально предоставленная услуга по восстановлению кадрового учета послужит руководству для принятия правильных стратегических решений. 

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗ ХЛОПОТ

Лучше один раз делегировать, чем 100 раз волноваться

Если остались вопросы - пишите в комментариях

avatar
  Подписаться  
Уведомление о