Ключове про електронний цифровий підпис

Що таке ЕЦП?

По-перше, ЕЦП (електронний цифровий підпис) вже заведено називати кваліфікований електронний підпис; він базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. По-друге, використовується для підписання електронних документів. По-третє, необхідно забезпечити його зберігання, дотримуючись правил та застережень з безпеки.

Де отримати ЕЦП?

Щоб отримати ЕЦП, потрібно подати документи в один з акредитованих центрів сертифікації ключів. До них належать податкова, Онлайн будинок юстиції України, ПриватБанк, Ощадбанк та інші, яким надано Сертифікат про акредитацію центру сертифікації ключів. 

Для фізичної особи такий список документів:

  1. Копія паспорта та ІПН;
  2. Заява-приєднання до договору “Про надання послуг електронного цифрового підпису”;
  3. Заява на формування посиленого сертифіката ЕЦП.

Для ФОП та юридичної особи:

  1. Копія паспорта керівника (засвідчена);
  2. Копії паспортів підписувачів (засвідчені);
  3. Оригінал статуту та його копія для юросіб (затверджені нотаріально);
  4. Копія свідоцтва про держреєстрацію або витяг з Єдиного державного реєстру;
  5. Заява-приєднання до договору “Про надання послуг електронного цифрового підпису”;
  6. Заява на формування посиленого сертифіката ЕЦП.

Законодавство

Стаття 1.12. Закону України №2155 “Про електронні довірчі послуги” від 05.10.2017 визначає, що ЕЦП це дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються. 

Стаття 6 Ч. 2. Закону України №851 “Про електронні документи та електронний документообіг” від 07.11.2018 вказує, що електронний підпис слугує для ідентифікації автора, накладанням підпису завершується створення електронного документа. Ст. 12 цього ж закону вказує, що перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки ЕЦП. 

Як зберігати та передавати ЕЦП?

Враховуючи, що ЕЦП має повну юридичну силу, як і підпис, поставлений власноруч, потрібно слідкувати, щоб він не використовувався без дозволу третіми особами. Також не можна видавати довіреність на їх використання. 

На даний момент існує два способи зберігати цифровий підпис: 

1) на захищеному електронному носії, схожим на флешку, в файлі;

2) на спеціальній SIM-картці з чіпом, що надає доступ до Mobile ID через мобільний телефон. 

Пам’ятайте, що КЕП заборонено передавати, завжди є ймовірність махінацій та викрадення інформації.

Втратили, загубили, пошкодили?

Звичайно, це неприємна ситуація, але не біда. Якщо ви втратили ключ КЕП чи забули пароль, пошкодили носій, на якому зберігаються дані, вам необхідно звернутись у кваліфікаційний центр, який вам видав ключ. Там подати заяви на повторну реєстрацію та на скасування.

Як використовувати?

Так само, як і власноручно поставлений підпис. Можна завіряти двосторонні документи між компаніями: договори, рахунки, акти виконаних робіт, накладні; документи всередині компанії: акти, накази, звіти, протоколи, інструкції; багатосторонні договори.

Особливою можливістю КЕП є відмітка точного часу при підписанні електронних документів, а також невідворотність цієї дії. Змінити часове значення не може навіть особа, яка поставила підпис. Можна перепідписати з повторною фіксацією часу.

ЕЦП необхідна частина електронного документообігу, інструмент, який дозволяє повноцінно переходити від паперової до електронної форми управління процесами.

КРАЩИЙ БУХГАЛТЕРСЬКИЙ СУПРОВІД

Досвідчені і компетентні бухгалтери готові до роботи

Приєднуйтесь до нашого Telegram-каналу!
Поради, останні новини, актуальні статті  та нове в законодавстві.

Якщо залишилися питання - пишіть в коментарях

avatar
  Subscribe  
Notify of